Una serie di normative recenti stanno rendendo sempre più complicata la vita amministrativa delle cantine. Tanti adempimenti implicano molte comunicazioni obbligatorie, da effettuarsi tramite invio telematico. Si è cominciato con le assunzioni e i licenziamenti dei dipendenti stagionali, e si è continuato con i riepiloghi delle transazioni soggette ad accise, fino alla dichiarazione, nei riepiloghi Intrastat, delle fatture emesse e ricevute relativamente a servizi . Ultimamente, altri due adempimenti hanno tolto il sonno a chi gestisce le aziende:
– L’invio delle operazioni effettuate verso e da i cosiddetti paesi in blacklist;
– Il DAA telematico.
Il primo obbligo nasce come conseguenza dell’introduzione dell’art. 1 del decreto-legge 25 marzo 2010, n. 40 – convertito dalla legge 22 maggio 2010, n. 73. Questo prevede, per i soggetti passivi IVA, l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate e ricevute, registrate o soggette a registrazione, nei confronti di operatori economici aventi sede, residenza o domicilio in Paesi a fiscalità privilegiata di cui al D.M. 4 maggio 1999 e al D.M. 21 novembre 2001 (Paesi c.d. black list).
Il secondo obbligo nasce invece da un ambito europeo, e completa il percorso iniziato con l’invio telematico dei riepiloghi delle accise, con il progetto E.M.C.S. (Excise Movement and Control System) nato per combattere le continue frodi sulle accise, a danno degli stati comunitari, che sono state scoperte negli ultimi anni. Il DAA (Documento di Accompagnamento del prodotti soggetti ad Accisa) cartaceo è stato completamente sostituito dalla versione telematica e ciò ha permesso lo snellimento dell’iter. Oggi, quindi, tutto il flusso da e verso il cliente / fornitore europeo viene gestito elettronicamente ma tale cambiamento ha messo in difficoltà aziende che non dispongono di piattaforme integrate, come ad esempio contabilità separata da fatturazione e magazzino, e in generale aziende che non dispongono di sistemi ERP.
I problemi da risolvere
Tutto ciò rende quindi obbligatorio avere un software che riesca a spedire questi e altri tipi di files e comunicazioni telematiche, ma spesso alcune procedure sono prettamente fiscali, altre sono relative alla fatturazione. Bisogna disporre di sistemi adeguati di controllo (formale e non) dei dati inviati, tenere conto dei continui aggiornamenti a cui sono soggette queste procedure, nel caso delle black list, è necessario fare convergere i dati da più fonti, perché anche le fatture relative a servizi, come ad esempio le provvigioni degli agenti, vanno inserite nell’invio telematico.
Come risolverli con LookOut
Se molte aziende stanno avendo non pochi grattacapi, chi utilizza LookOut ha già effettuato diversi invii senza problemi. Nel caso delle blacklist, con LookOut tutto il sistema lavora in automatico, permettendo di effettuare centinaia di operazioni in un solo click, azzerando gli errori e, in pratica, realizzando il sogno di qualsiasi amministratore: fare in minuti quello che generalmente si fa in diverse ore (se non giorni, addirittura).
Nel caso dei DAA, poi, il fatto di gestire tutto da un’unica piattaforma dà i seguenti vantaggi:
1) L’immediatezza: non è necessario replicare i dati perchè questi vengono prodotti da un unico sistema;
2) Risparmio di risorse: dell’invio dal DAA se ne può occupare direttamente la logistica;
3) Interattività: le notifiche sullo stato della spedizione possono essere viste, in tempo reale, da più aree aziendali;
4) Automatizzazione: i registri accise e UTF sono alimentati in automatico dal sistema.